Top des 18 outils pour une assistante virtuelle

Tu es assistante virtuelle et tu es débordée ? Tu rêves de te simplifier la vie ? De gagner en efficacité ? Voici un tour d’horizon des 18  outils pour assistante virtuelle qui t’aideront à mieux gérer ton activité pro et retrouver le sourire !

Deviens une pro de la communication

Être une assistante virtuelle professionnelle demande de nombreuses compétences et certaines conditions indispensables pour réussir dans ce métier du web en pleine évolution.  Au quotidien, tu es en contact avec tes clients et pour cette raison tu as besoin d’outils efficaces pour échanger avec eux. Passons-les en revue.

Les applis de messagerie instantanée

• Slack : Slack est une solution cloud gratuite adaptée aux entreprises et disponible sur iOS et Android. Elle intègre des outils tiers via des extensions « add-in’ qui facilite les discutions en temps réel et organise les fils de conversation par sujets. Bien que les données soient chiffrées, le chiffrement n’est pas de bout en bout.
• WhatsApp : Compatible avec iOS et Android, WhatsApp est une application gratuite qui assure le chiffrement de bout en bout des messages et permet des discussions de groupe sécurisées. La fonctionnalité « Communauté »  ajoutée en 2022  d’une fonction “communauté” en 2022 facilite l’ organisation des discussions par groupe.
• Telegram : Telegram est une application Cloud gratuite, disponible sur iOS et Android qui offre un cryptage de bout en bout pour les messages. Elle permet l’échange illimité de photos et vidéos avec un espace de stockage dédié. Elle offre aussi des options de personnalisation pour l’affichage des conversations.

Bon à savoir : Le chiffrement des messages de bout en bout est le procédé le plus sécurisé, car les données sont complètement cryptées et illisibles. Seules les personnes concernées par la communication peuvent lire le message.

 Les logiciels de visioconférence

• Zoom : gratuit, limité à 40 minutes, 100 participants. Sécurité renforcée : appels cryptés, salles d’attente, mots de passe. Le plus : chat en direct, envoi de messages privés, utilisation d’émojis. 
• Microsoft Teams :  gratuit, limité à 1 h, 250 participants. Intégré à Microsoft 365 (il faut un compte). Cryptage des messages. Synchronisation des données avec Outlook, partage de messages, pièces jointes.
• Google Meet : cet outil gratuit est  limité à 1 heure et à 100 participants. Fonctions de sécurité : validation en 2 étapes, appels chiffrés, salles d’attente. Compatible avec tout navigateur.

Gère ton emploi du temps comme une ministre

Il existe des outils épatants qui t’aident à optimiser tes tâches et tes projets. Je te les présente en détail.

Les outils de planification

• Trello : gratuit, tableau de bord type Kanban avec des colonnes “projets”. Pour planifier, hiérarchiser, automatiser les tâches, avec dead-lines, étiquettes. Calendrier partagé par les membres.
• Asana : gratuit jusqu’à 15 membres, tableau type Kanban, avec fonction Timeline. Interface intuitive : affichage en mode projet visuel, afin de voir les priorités et dates limites en un clin d’œil. Rapports de reporting.
• Todoist : gratuit, immense to-do-list avec liste de tâches. Définition des priorités, partage des fichiers, synchronisation avec ton calendrier électronique. Fonctions de rappels et d’étiquettes payantes.

  Les programmes de gestion du temps

• Toggl : gratuit jusqu’à 5 utilisateurs. Évaluation du temps passé sur les projets, mise en place de tâches et feuilles de temps. Accès via un navigateur, l’extension Chrome, l’appli mobile. Rappels automatiques intégrés.
• Clockify : gratuit, nombre illimité d’utilisateurs. Accès via un navigateur. Suivi des présences, heures facturables, projets et horaires. Minuterie ou enregistrement manuel des heures. Édition de rapports de reporting.
• Timecamp : gratuit, nombre illimité d’utilisateurs. Contrôle automatisé ou manuel du temps de travail. Enregistrement des heures facturables, suivi des projets. Transmission de factures aux clients. Mesure de la productivité. Intégration de logiciels comme Asana.

Organise tes documents mieux qu’un archiviste

Tu sais ce qu’est la garantie du succès pour une assistante virtuelle ? Des dossiers bien ordonnés ! À la clé, zéro stress et perte de temps. C’est pour cela qu’il est important de connaitre et d’utiliser des outils adaptés au travail d’une assistante virtuelle. Je te propose les outils suivants  pour une organisation au poil.

 Les solutions de stockage en ligne

• Google Drive : système Cloud, sans limite de temps. Stockage gratuit jusqu’à 15 Go. Sauvegarde, partage de tout type de fichier avec édition de documents, feuilles de calculs, formulaires. Accès depuis le navigateur, un PC ou l’appli mobile.
• Dropbox :  système Cloud gratuit jusqu’à 2 Go, indépendant de toute appli, accessible par un navigateur. Stockage, et partage de tout type de fichier. La synchronisation LAN améliore la vitesse de chargement des fichiers volumineux (musique, vidéos).
• Microsoft OneDrive : gratuit jusqu’à 5 Go si tu as un compte. Accès depuis les applis web, bureau, mobile. Stockage, gestion, de tout type de fichier. Intégré à Windows 10 et Outlook : permet de joindre des fichiers à tes emails. Classement automatique des photos et vidéos en rubriques selon les lieux et les dates.

 Les outils de traitement de texte

• Microsoft Word : Licence payante, incluse dans Office. Mise en forme et mise en page avancées, publipostage. Insertion de tableau, image, et graphique. Point faible : le travail collaboratif.
• Google Docs : issu de Google Drive, gratuit, idéal pour les pros. Partage collaboratif avec plusieurs niveaux d’accès.  Insertion d’images, tableaux et graphiques. Sauvegarde automatique. Option de mise en page peu avancée.
• LibreOffice Writer : gratuit, adapté aux professionnels. Mêmes fonctions que Word : édition, mise en forme, notes, publipostages. Compatible avec tout système d’exploitation. Pas de stockage sur le Cloud, ni de partage collaboratif.

Après ce petit inventaire à la Prévert, tu peux maintenant construire ta boîte à outils d’assistante virtuelle. Alors dis-moi, lesquels penses-tu choisir ?

Et, si cela n’est pas encore fait, tu peux regarder notre conférence gratuite « Comment devenir assistante virtuelle [spécialisée] et découvre les sept secrets pour t’épanouir dans ce métier.  » en cliquant sur l’image ci-dessous.